1. Lĩnh vực hộ tịch, nuôi con nuôi

a) Sở Tư pháp:

- Thực hiện rà soát, thống kê, kiểm soát các tài khoản của hệ thống đăng ký quản lý hộ tịch đã được cấp cho UBND cấp huyện, UBND cấp xã; tạo tài khoản mới phù hợp, khóa/xóa đối với những tài khoản công chức làm công tác hộ tịch đã chuyển công tác hoặc thôi việc sau khi thực hiện sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính.

- Rà soát, thống kê số lượng công chức làm công tác hộ tịch trên địa bàn tỉnh, phối hợp cùng các ngành tham mưu UBND tỉnh bố trí nguồn lực phù hợp cho đơn vị cấp xã, bảo đảm việc tiếp nhận thực hiện nhiệm vụ đăng ký quản lý hộ tịch, nuôi con nuôi.

- Theo dõi việc bàn giao Sổ hộ tịch, nuôi con nuôi từ UBND cấp huyện về UBND cấp xã và cơ quan lưu trữ.

b) Sở Khoa học và Công nghệ:

Phối hợp thực hiện điều chỉnh Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh để bảo đảm việc nộp, tiếp nhận, giải quyết hồ sơ trực tuyến của người dân không bị gián đoạn sau khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp.

c) Sở Nội vụ:

- Phối hợp với Sở Tư pháp, UBND cấp huyện hướng dẫn, tiếp nhận, phối hợp bảo quản tại chỗ tài liệu lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

- Chỉ đạo Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tiếp nhận lưu trữ vĩnh viễn đối với Sổ hộ tịch, Sổ đăng ký nuôi con nuôi của UBND cấp xã chuyển lưu tại UBND cấp huyện theo pháp luật về hộ tịch trước đây.

d) UBND cấp huyện:

- Tổ chức triển khai thực hiện nghiêm, đầy đủ các nội dung hướng dẫn theo Công văn số 1866/BTP-PLHSHC ngày 09/4/2025 và Công văn số 2527/BTP-TCCB ngày 08/5/2025 của Bộ Tư pháp (lưu ý Bộ Tư pháp đã chỉnh lý nội dung hướng dẫn thứ 3 tại điểm a mục I.1, mục I.2 và gạch đầu dòng thứ nhất của điểm c mục I.3 Phụ lục hướng dẫn kèm theo Công văn số 1866/BTP-PLHSHC). Trong đó, đề nghị UBND cấp huyện chỉ đạo Phòng Tư pháp và UBND cấp xã:

- Làm đầu mối thực hiện rà soát, thống kê, kiểm soát các tài khoản của hệ thống đăng ký quản lý hộ tịch đã được cấp cho UBND cấp huyện, UBND cấp xã; lập danh sách công chức làm công tác hộ tịch sau sáp nhập đề nghị Sở Tư pháp cấp tài khoản và lập danh sách công chức làm công tác hộ tịch đã chuyển công tác hoặc thôi việc sau khi thực hiện sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính, đề nghị Sở Tư pháp khóa/xóa tài khoản.

- Chủ động kiểm tra, rà soát, thống kê Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi (toàn bộ Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi từ thời điểm sẽ chấm dứt hoạt động trở về trước) do UBND cấp huyện tiếp nhận, giải quyết, lập danh mục gửi Sở Tư pháp báo cáo UBND tỉnh và thực hiện bàn giao cho UBND cấp xã mới nơi có trụ sở cũ của UBND cấp huyện (thời điểm bàn giao đối với Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi từ năm 2024 trở về trước trước ngày 30/6/2025, đối với các Sổ, hồ sơ năm 2025 thời điểm bàn giao thực hiện theo Công văn số 2527/BTP-TCCB ngày 08/5/2025 của Bộ Tư pháp). Riêng đối với Sổ hộ tịch, Sổ đăng ký nuôi con nuôi của UBND cấp xã chuyển lưu tại UBND cấp huyện theo pháp luật về hộ tịch trước đây, UBND cấp huyện chuyển giao cho Lưu trữ lịch sử tỉnh, thực hiện trước ngày 15/6/2025.

- Chỉ đạo UBND cấp xã hiện tại thống kê, lập danh mục chi tiết Sổ, hồ sơ đăng ký hộ tịch, nuôi con nuôi đối với UBND cấp xã thực hiện bàn giao cho UBND cấp xã mới thực hiện lưu trữ, bảo quản, khai thác, sử dụng theo Công văn số 1866/BTP-PLHSHC ngày 09/4/2025 của Bộ Tư pháp và Công văn số 2527/BTP-TCCB ngày 08/5/2025 của Bộ Tư pháp.

2. Các lĩnh vực: phổ biến, giáo dục pháp luật (PBGDPL); hòa giải ở cơ sở; xây dựng xã, phường, thị trấn đạt chuẩn tiếp cận pháp luật; trợ giúp pháp lý

Thực hiện theo Công văn số 1866/BTP-PLHSHC ngày 09/4/2025 và Công văn số 2527/BTP-TCCB ngày 08/5/2025 của Bộ Tư pháp. Ngoài ra, đề nghị các cơ quan, đơn vị lưu ý thực hiện một số nội dung:

a) Sở Tư pháp:

- Việc quản lý, sử dụng báo cáo viên pháp luật cấp huyện: căn cứ điều kiện thực tế và tình hình bố trí, sử dụng đội ngũ cán bộ, công chức cấp huyện sau khi bỏ chính quyền cấp huyện, sáp nhập cấp xã, đối với cán bộ, công chức là báo cáo viên pháp luật cấp huyện được phân công thực hiện nhiệm vụ liên quan tại cấp tỉnh (nếu có), Sở Tư pháp tham mưu UBND tỉnh xem xét, quyết định việc công nhận báo cáo viên pháp luật cấp tỉnh theo quy định.

- Chỉ đạo Giám đốc Trung tâm Trợ giúp pháp lý nhà nước chủ động rà soát, đánh giá tình hình tổ chức và hoạt động trước khi sáp nhập đơn vị hành chính cấp tỉnh. Phối hợp với Sở Nội vụ xây dựng Đề án kiện toàn tổ chức bộ máy Trung tâm Trợ giúp pháp lý nhà nước trình UBND tỉnh phê duyệt theo quy định.

- Tham mưu UBND tỉnh xử lý các khó khăn, vướng mắc của cấp huyện, cấp xã trong quá trình triển khai thực hiện hướng dẫn của Bộ Tư pháp.

b) UBND cấp huyện:

- Khi không còn cấp huyện: nhiệm vụ về công tác PBGDPL của UBND cấp huyện chuyển cho UBND tỉnh; các nhiệm vụ của Hội đồng phối hợp PBGDPL cấp huyện chuyển cho Hội đồng phối hợp PBGDPL cấp tỉnh; các nhiệm vụ tham mưu công tác PBGDPL của Phòng Tư pháp chuyển cho UBND xã thực hiện.

- Về công tác đánh giá, công nhận xã, phường, thị trấn đạt chuẩn tiếp cận pháp luật: tạm dừng việc tổ chức đánh giá, công nhận xã, phường, thị trấn đạt chuẩn tiếp cận pháp luật năm 2025 (từ năm 2026 trở đi, việc đánh giá, công nhận tiếp cận pháp luật được thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền).

c) UBND cấp xã:

- Đối với báo cáo viên pháp luật cấp huyện được phân công thực hiện nhiệm vụ tại cấp xã thì UBND cấp xã xem xét, quyết định việc công nhận tuyên truyền viên pháp luật cấp xã theo quy định.

- Tiếp nhận, thực hiện các nhiệm vụ về PBGDPL từ Phòng Tư pháp và việc tổ chức thực hiện các Đề án về PBGDPL từ UBND cấp huyện chuyển cho cấp xã.

- Lĩnh vực đánh giá xã, phường, thị trấn đạt chuẩn tiếp cận pháp luật và đánh giá, xác nhận chỉ tiêu, tiêu chí "tiếp cận pháp luật" trong xây dựng nông thôn mới: thực hiện theo nội dung mục II.2.2 của Hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý của Bộ Tư pháp tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp kèm theo Công văn số 1866/BTP-PLHSHC ngày 09/4/2025 của Bộ Tư pháp.

3. Lĩnh vực chứng thực, luật sư

a) Đoàn Luật sư tỉnh:

Tiếp tục thực hiện cử luật sư theo yêu cầu của cơ quan tố tụng và các nhiệm vụ khác trong thời gian chưa thực hiện sáp nhập tỉnh. Sau khi sáp nhập tỉnh, UBND tỉnh mới sẽ quyết định việc sáp nhập các Đoàn Luật sư sau khi thống nhất ý kiến với Bộ Tư pháp, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và Liên đoàn Luật sư Việt Nam.

b) UBND cấp huyện:

Chỉ đạo Phòng Tư pháp bàn giao Hồ sơ chứng thực; sổ chứng thực; giấy tờ và các văn bản đã chứng thực do Phòng Tư pháp đang lưu trữ, bàn giao cho UBND cấp xã mới nơi đặt trụ sở cũ của UBND cấp huyện, thời điểm bàn giao theo Công văn số 2527/BTP-TCCB ngày 08/5/2025 của Bộ Tư pháp.

4. Lĩnh vực bồi thường nhà nước và đăng ký biện pháp bảo đảm

a)   Sở Tư pháp:

Tham mưu UBND tỉnh xác định cơ quan giải quyết bồi thường theo quy định của Luật Trách nhiệm bồi thường nhà nước đối với các vụ, việc chưa giải quyết bồi thường xong của cấp huyện sau khi sắp xếp, tổ chức bộ máy (nếu có).

b)    Sở Nông nghiệp và Môi trường:

Triển khai, hướng dẫn Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện đăng ký, cung cấp thông tin về biện pháp bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp.

5. Lĩnh vực xử lý vi phạm hành chính

Theo Hướng dẫn thực hiện một số nhiệm vụ thuộc lĩnh vực xử lý vi phạm hành chính (XLVPHC) khi tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp kèm theo Công văn số 2537/BTP-KTVB&QLXLVPHC ngày 08/5/2025 của Bộ Tư pháp. Ngoài ra, đề nghị các cơ quan, đơn vị lưu ý thực hiện một số nội dung:

a) Đề nghị Tòa án nhân dân tỉnh:

Chủ trì, phối hợp với Công an tỉnh rà soát, lập danh mục các quyết định áp dụng các biện pháp đưa vào trường giáo dưỡng, đưa vào cơ sở giáo dục bắt buộc, đưa vào cơ sở cai nghiện bắt buộc do Tòa án nhân dân cấp huyện ban hành từ ngày 01/06/2023 đến 31/5/2025, để phục vụ cho việc xây dựng Cơ sở dữ liệu về  XLVPHC của tỉnh trong thời gian tới theo hướng dẫn của Sở Tư pháp. Trường hợp Tòa án nhân dân tối cao có hướng dẫn việc thực hiện xây dựng Cơ sở dữ liệu về XLVPHC của ngành Tòa án, hướng dẫn việc thống kê, lập danh mục chuyển giao hồ sơ, tài liệu khi tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp (nếu có) thì thực hiện theo hướng dẫn của ngành Tòa án.

b) Các sở, ngành tỉnh:

- Tiếp nhận các hồ sơ, vụ việc xử phạt vi phạm hành chính thuộc thẩm quyền xử phạt của Chủ tịch UBND tỉnh do UBND cấp huyện tham mưu xử phạt hoặc UBND cấp huyện được Chủ tịch UBND tỉnh giao tổ chức thực hiện quyết định xử phạt, lĩnh vực xử phạt đó thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của sở, ngành mình, nếu đến thời điểm chấm dứt hoạt động mà cấp huyện vẫn chưa hoàn thành công tác tham mưu, tổ chức thực hiện hoặc đã hoàn thành nhưng sau đó phát sinh vấn đề liên quan cần giải quyết.

- Rà soát, lập danh mục (kèm bản điện tử tập tin PDF) các quyết định xử phạt vi phạm hành chính (XPVPHC) do sở, ngành tham mưu cho Chủ tịch UBND tỉnh ban hành, được UBND tỉnh giao tổ chức thực hiện quyết định xử phạt và các quyết định XPVPHC do sở, ngành ban hành từ ngày 01/6/2023 đến ngày 31/5/2025, để phục vụ cho việc xây dựng Cơ sở dữ liệu về XLVPHC của tỉnh trong thời gian tới theo hướng dẫn của Sở Tư pháp.

b) Sở Tư pháp:

Sở Tư pháp có trách nhiệm hướng dẫn cụ thể việc rà soát, lập danh mục và việc gửi các quyết định XPVPHC do Chủ tịch UBND tỉnh, các sở, ngành tỉnh, Chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã ban hành và các quyết định áp dụng biện pháp xử lý hành chính để phục vụ cho việc xây dựng Cơ sở dữ liệu về XLVPHC của tỉnh theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp.

c) UBND cấp huyện:

- Đối với các hồ sơ, vụ việc xử phạt vi phạm hành chính do UBND cấp huyện đang giải quyết (thuộc các trường hợp: tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh ban hành quyết định xử phạt; Chủ tịch UBND tỉnh giao UBND cấp huyện tổ chức thực hiện quyết định xử phạt), nếu đến thời điểm chấm dứt hoạt động vẫn chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng sau đó phát sinh vấn đề liên quan cần giải quyết thì hồ sơ, vụ việc được chuyển đến sở, ngành tỉnh quản lý nhà nước trong lĩnh vực bị xử phạt theo điểm a, khoản 5 của Công văn này.

- Đối với các hồ sơ, vụ việc về XLVPHC thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND cấp huyện đang giải quyết, nếu đến thời điểm chấm dứt hoạt động vẫn chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng sau đó phát sinh vấn đề liên quan cần giải quyết thì chuyển giao cho UBND cấp xã nơi xảy ra vi phạm hành chính để tiếp tục xử lý, tổ chức thực hiện.

- Rà soát, lập danh mục (kèm bản điện tử tập tin PDF) các quyết định XPVPHC thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND cấp huyện, cấp xã ban hành và các quyết định XPVPHC mà UBND cấp huyện, cấp xã tham mưu, trình Chủ tịch UBND tỉnh ban hành; các quyết định áp dụng biện pháp giáo dục tại xã, phường, thị trấn do Chủ tịch UBND cấp xã ban hành từ ngày 01/6/2023 đến 31/5/2025, để phục vụ cho việc xây dựng Cơ sở dữ liệu về XLVPHC của tỉnh theo hướng dẫn của Sở Tư pháp.

d) UBND cấp xã:

- Đối với các hồ sơ, vụ việc XLVPHC thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND cấp huyện đang giải quyết, nếu đến thời điểm chấm dứt hoạt động vẫn chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng sau đó phát sinh vấn đề liên quan cần giải quyết thì UBND cấp xã nơi xảy ra vi phạm hành chính có trách nhiệm tổ chức thực hiện theo quy định tại đoạn 2 điểm c, khoản 5 của Công văn này.

- Đối với các hồ sơ, vụ việc XLVPHC thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND cấp xã đang giải quyết, nếu đến thời điểm sáp nhập vẫn chưa hoàn thành hoặc đã hoàn thành nhưng sau đó phát sinh vấn đề liên quan cần giải quyết thì chuyển giao cho UBND cấp xã (mới) tiếp tục giải quyết.

- Rà soát, lập danh mục (kèm bản điện tử tập tin PDF) các quyết định XPVPHC thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND cấp xã ban hành và các quyết định XPVPHC do UBND cấp xã tham mưu, trình Chủ tịch UBND tỉnh ban hành từ ngày 01/6/2023 đến 31/5/2025, gửi về UBND cấp huyện (Phòng Tư pháp) tổng hợp, để phục vụ cho việc xây dựng Cơ sở dữ liệu XLVPHC của tỉnh theo hướng dẫn của Sở Tư pháp.

6. Giao Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức hướng dẫn cụ thể, chi tiết các nội dung công việc có liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của ngành Tư pháp theo đúng quy định của pháp luật và hướng dẫn của Bộ Tư pháp, bảo đảm thống nhất trong triển khai thực hiện tại địa phương

7. Về một số lưu ý về giao, nhận hồ sơ, tài liệu

- Việc bàn giao, nhận bàn giao các loại Sổ, hồ sơ hộ tịch, nuôi con nuôi phải lập danh mục theo hướng dẫn tại Công văn số 1866/BTP-PLHSHC ngày 09/4/2025 của Bộ Tư pháp. Ngoài ra, giữa đơn vị bàn giao và đơn vị tiếp nhận phải kiểm tra, đối chiếu khi đã hoàn thành số hóa Sổ hộ tịch theo Kế hoạch số 356/KH-UBND ngày 29/10/2019 của UBND tỉnh và Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ. Đối với UBND cấp xã: Trường hợp các đơn vị có sai sót, chưa hoàn thành số hóa thì phải tiếp tục thực hiện và hoàn thành trước khi thực hiện chuyển giao cho đơn vị mới. Trường hợp đơn vị nào tiếp nhận mà không kiểm tra, đối chiếu thì đơn vị đó chịu trách nhiệm tiếp tục thực hiện do đơn vị cũ bàn giao chưa đảm bảo.

- Việc bàn giao, lưu trữ Sổ, hồ sơ, tài liệu… trong các lĩnh vực nêu trên phải có sự phối hợp và tham khảo hướng dẫn của cơ quan lưu trữ.

Giao Sở Tư pháp theo dõi thực hiện các nội dung nêu trên.

H. Quốc